V souladu se stanovami svolává Rada klubu valnou hromadu, která se uskuteční v sobotu 3. prosince od 14:30 v Zábřehu. Celá pozvánka, která obsahuje také navržený program jednání, byla všem členům zaslána e-mailem. Hlasovací a volební právo na jednání VH má každý člen klubu, který je ke dni konání starší 15 let, ostatní osoby (mladší členové či jejich rodiče) se mohou jednání účastnit jako hosté, tj. bez hlasovacího práva.
Bližší informace k jednání a také některé dokumenty, které bude VH schvalovat, budou zaslány všem členům e-mailem v týdnu před akcí. Součástí programu jednání VH jsou také volby do Rady klubu a do Kontrolní komise, neboť těmto orgánům klubu letoškem končí dvouleté volební období.